Ärenden, handlingar och diarium

Ragunda kommun omfattas av offentlighetsprincipen som innebär att allmänheten och massmedia ska ha insyn i kommunernas och statens verksamhet.

För att ta del av möten, kallelser och protokoll kan du använda vår portal Meetings Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen innebär att du har rätt att ta del av allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda eller innehåller personuppgifter som enligt dataskyddsförordningen, eller lagen med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning inte får visas. Offentliganställda har rätt att lämna uppgifter till utomstående om de inte begränsas av regler om tystnadsplikt.

Vad är en allmän handling?

En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och handlingen har kommit in eller upprättats på myndigheten.

En allmän handling måste finnas förvarad hos en myndighet. Den kan till exempel förvaras i en mapp på datorn, i en pärm eller finnas lagrad i kommunens diarier.

En allmän handling kan bestå av text, bild, information som lagrats i dator med mera. Om en allmän handling blir offentlig eller sekretessbelagd beror på uppgifterna i innehållet. Säkerhetskopior anses inte vara allmänna handlingar, liksom exempelvis minnesanteckningar och utkast till beslut. 

Vilka allmänna handlingar är offentliga?

En offentlig handling är en allmän handling som inte är sekretessbelagd och därmed skyddas enligt Offentlighets- och sekretesslagen Länk till annan webbplats.. En offentlig handling ska, enligt offentlighetsprincipen, lämnas ut till den medborgare som så önskar.

Sekretessbelagda handlingar

Vissa uppgifter skyddas av sekretess enligt lag Offentlighets- och sekretesslagen Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. och får inte lämnas ut. Det handlar ofta om uppgifter inom socialtjänst eller förskola. Om en allmän handling omfattas av sekretess får den inte lämnas ut trots offentlighetsprincipen, om inte någon av de sekretessbrytande bestämmelserna i lagen är tillämplig. Om endast vissa uppgifter i en allmän handling omfattas av sekretess kan handlingen lämnas ut med de sekretessbelagda uppgifterna “maskade” (dolda).

Om vi avslår en begäran om utlämnande av allmän handling, eller maskar delar av handlingen har den som begär att få ta del av handlingen rätt att få ett skriftligt avslagsbeslut som även kan överklagas till domstol.

Diarium

Vissa handlingar registreras i diarium medan andra handlingar kan hållas ordnade på annat sätt. Under öppettider kan du alltid vända dig till Ragunda kommuns kansli via Kundcenter om du behöver hjälp med att hitta en viss handling och du kan alltid skicka e-post.

Diarieförs alla allmänna handlingar?

Som huvudregel ska alla allmänna handlingar som omfattas av sekretess diarieföras av myndigheten. För vissa typer av handlingar finns istället andra bestämmelser, exempelvis för patientjournaler. För andra handlingar föreligger inget krav på diarieföring, om de kan hållas ordnade på annat sätt. I praktiken diarieför kommunen dock mer än bara handlingar som omfattas av sekretess, då det är ett bra sätt för kommunen att hålla ordning på handlingarna.

Ta del av allmän handling

Vill du ta del av en allmän handling kan du vända dig till Ragunda kommuns kansli via Kundcenter.

Telefon: 0696-68 20 00

Mail: ragunda.kommun@ragunda.se

Om det är en allmän, offentlig handling så kan du antingen få ta del av den på plats hos oss, eller så kan du begära att få en kopia på handlingen. Att ta del av en handling på plats är gratis, men vill du ha en kopia tar kommunen ut en avgift för detta.

Avgift för kopior av allmänna handlingar i Ragunda kommun

Begära ut allmänna handlingar anonymt

Den som begär ut en allmän handling har rätt att vara anonym. Kommunen har som huvudregel ingen rätt att fråga vem som begär att få ta del av handlingen eller vad personen ska ha handlingen till. Endast i enstaka fall och om det är nödvändigt för sekretessprövningen, har kommunen rätt att fråga om identiteten, även då har man rätt att vara anonym. Om man i ett sådant fall väljer att vara anonym så kan det påverka utfallet av sekretessprövningen. Orsaken till detta är de bestämmelser som finns i lagstiftningen som kommunen är skyldig att följa .

Om man vill vara anonym och samtidigt få en kopia av en allmän handling som man enligt taxan ska betala för, så kan man besöka Kundcenter i Hammarstrand, Ragunda kommun för att kunna betala avgiften kontant.

Beslut och överklagande

Om en handling inte lämnas ut har den som begärt ut handlingen rätt till ett överklagbart beslut från myndigheten. Beslutet kan överklagas till kammarrätten.

Arkiv

Genom åren inkommer och upprättas en mängd handlingar i kommunen. Allt sparas inte men det som ska bevaras överförs så småningom till kommunen arkiv.

Kommunens arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering.
Handlingarna i det kommunala arkivet ska bevaras och hållas ordnade och vårdas så att de underlättar:

  • rätten att ta del av allmänna handlingar
  • behovet av information för rättskipning och förvaltning
  • forskningens behov
  • dokumentationen av myndigheternas verksamheter
  • effektiviteten i förvaltningen

Kommunens arkiv är en del av kulturarvet och ska främja medborgarnas möjlighet att ta del av handlingarna tillexempel för forskning, sökning av gamla beslut eller uppgifter om bygghandlingar på din fastighet.

Ansvarig för arkivet är arkivmyndigheten och i Ragunda kommun är det Kommunstyrelsen.
Vill du läsa någon gammal handling?

Ta då kontakt med Kundcenter.

Relaterade länkar

Dokument

Uppdaterad