Upphandling och inköp

Samtliga kommuner i Jämtlands län samarbetar inom upphandling via ett gemensamt upphandlingskontor.

Upphandlingskontoret finns i Östersund och upphandlar varor och tjänster som de samverkande kommunerna har behov av. Kontoret styrs politiskt via en gemensam nämnd för upphandlingssamverkan (GNU).
Upphandlingskontoret gör även upphandlingar på uppdrag, det kan vara varor och tjänster som är specifika för någon avdelning inom någon av kommunerna.

Information om upphandlingskontoret

Upphandlingar - Östersund.se (ostersund.se) Länk till annan webbplats.

Gällande avtal

Alla gällande avtal för Ragunda kommun hittar du i vår gemensamma databas:

Mercell TendSign Länk till annan webbplats.

Att delta i upphandlingar

Upphandling för leverantörer

För att bli leverantör till kommunen måste du ha deltagit i en upphandling med ett anbud eller lämnat pris i en direktupphandling. Som leverantör kan du leverera varor eller tjänster inom ett ramavtal (när beställningar görs) eller leverera en specifik vara eller tjänst vid ett bestämt tillfälle. Entreprenader ska endast utföras inom ett upphandlat avtal. Upphandlingar är reglerade genom lag och genom kommunens egna regler.

För att kunna ha möjlighet att bli uttagen som leverantör till kommunen så måste du lämna in ett anbud i den upphandling som du är intresserad av.

När anbudstiden är slut bedöms alla anbud som inkommit i rätt tid. Förfrågningsunderlaget anger även hur anbuden ska bedömas. Efter bedömning av anbuden tas sedan beslut om vilken eller vilka leverantörer som kan leverera till kommunen.

Först när avtal slutits mellan utvald leverantör och kommunen får beställningar göras eller leverans ske.

Direktupphandlingar ska bara utgöra undantagsfall och styrs också av lagen och kommunens regler.

Försäljning via telefon eller på plats eller rabattavtal utan upphandling accepteras inte.

Hur utformar man sitt anbud?

På Upphandlingsmyndighetens hemsida finns mycket bra information för dig som vill bli leverantör åt offentlig sektor. Det finns också en anbudsskola där du får lära dig hur man lägger anbud i en upphandling.

Göra affärer med offentlig sektor | Upphandlingsmyndigheten Länk till annan webbplats.

Skapa konto i upphandlingsverktyget Tendsign

Här finns information om hur du skapar ett konto och lägger anbud i upphandlingsverktyget Tendsign.

Mercell Tendsign upphandlingsverktyg Länk till annan webbplats.

Hur samarbetar man med andra leverantörer?

Om fler mindre företag samarbetar i upphandlingar stärks konkurrensen. Konkurrensverket har lanserat en vägledning för mindre företag som vill samarbeta.

Samarbete vid upphandling (konkurrensverket.se) Länk till annan webbplats.

Aktuella direktupphandlingar

Här annonserar Ragunda kommun vissa direktupphandlingar utifrån förenklade mallar. Syftet är att förbättra tillgängligheten och göra det så enkelt som möjligt för leverantörer att lämna anbud.

Däcktjänster 2024

1. Behov

Denna upphandling omfattar däck, däckservice samt däckhotell för Ragunda kommuns fordonspark. Fordonsparken består av lätta fordon såsom personbilar, minibussar och lätta lastbilar samt släpvagnar. De flesta av kommunens fordon leasas och kommer vid leverans med en grunduppsättning sommar- och vinterdäck. Tillkommande däckbyten, service och förvaring omfattas av detta ramavtal.

I denna upphandling ombeds anbudsgivare lämna prisuppgift på de vanligast förekommande däcken, rabatt på övriga däckdimensioner, prisuppgift för däckbyte inklusive däckhotell samt prisuppgift för service av TPMS, samt rabatt för övrig däckservice.

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt 19 a kap i lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.

2. Avtalstid

Annonseringstid via ragunda.se är 20240614 - 20240731

Avtalstiden är 2024-09-01 till 2026-08-31 utan möjlighet till förlängning.

3. Anbudsområden

Upphandlingen är uppdelad i följande anbudsområden:

  • Hammarstrand/Bispgården
  • Stugun

4. Volym

Det uppskattade värdet för kontraktet är ca 220 000 SEK per år för anbudsområde Hammarstrand/Bispgården (ca 60 bilar) och 80 000 SEK per år för anbudsområde Stugun (ca 12 bilar).

Ragunda kommun kan inte garantera några volymer, då den verkliga volymen både kan understiga och överstiga de beräknade volymerna.

Eftersom detta är en direktupphandling får ramavtalets totala volym inte överskrida 700 000 SEK för båda anbudsområdena. Om så sker upphör tecknade avtal att gälla. Detta är således ramavtalets takvolym.

5. Krav

Varor och tjänster ska vara tillverkad och utförd i enlighet med god sed på marknaden och uppfylla de krav som angivits i upphandlingsdokumenten.

Varor och tjänster ska vidare uppfylla de kvalitetskrav som följer av gällande lagstiftning. Leverantören får inte vidta någon åtgärd som kan åsidosätta lag eller på annat sätt strider mot vad som är allmänt godtaget inom branschen som uppdraget avser.

Leverantören är ansvarig dygnet runt för beställarnas fordon/maskiner som lämnats in hos leverantören samt varor ända tills det hämtats av beställarens representant.

Allt arbete ska utföras av för ändamålet utbildad personal, kvalificerad genom kunskap och praktisk erfarenhet, försedd med nödvändiga instruktioner/föreskrifter och med stöd inom

sin organisation som möjliggör att de erforderliga arbetena kan utföras på ett säkert sätt. Personalen ska ha erforderlig behörighet där sådan krävs. Personal som har kontakt med beställarna ska förstå och tala svenska samt kunna uppvisa legitimation. Antagen leverantör ska tillhandahålla personlig skyddsutrustning till sin personal.

I övrigt gäller Ragunda kommuns allmänna villkor vid direktupphandling, se Bilaga 1: Allmänna villkor vid direktupphandling Pdf, 141.6 kB.

5.1 Specifika krav - Däckverkstad

Leverantören ska tillhandahålla en lokal för däckverkstad.

Däckverkstaden ska ha utrustning för hjulbyte, däckskifte (omläggning) av däck på fälg, däckreparationer, däckhotell samt övriga servicetjänster som efterfrågas.

Däckverkstadens adress ska vara placerad inom en radie på 10 km från Hammarstrand avseende anbudsområde 1 och inom en radie på 10 km från Stugun avseende anbudsområde 2. Om en anbudsgivare vill lämna anbud på båda anbudsområdena behöver två separata anbudsformulär lämnas in.

Däckverkstad ska ingå i offererade priser.

5.2 Specifika krav - Däck

Leverantören ska tillhandahålla försäljning av däck.

Däck som säljs till Ragunda kommun ska minst uppfylla följande:

  • Ska vara avsedda för nordiska förhållanden hög kvalitet.
  • Ska vara typgodkända enligt gällande lagstiftning.
  • Fabriksnya däck ska ha slitbanor med mönster som ger bra väggrepp, anpassade till aktuell väderlekstyp.
  • Endast däck med fabriksgaranti får offereras.
  • Ha bra fäste vid inbromsning och acceleration.
  • Däck ska bidra till att minska bränsleförbrukningen och spara på miljön.
  • Vinterdäck ska ha ett bra grepp vid körning på både isiga och snöiga vägar
  • Sommardäck ska ha ett bra grepp på våta vägar och ge ett skydd mot vattenplaning.
  • Däck ska vara pålitligt både på våta och snöiga vägar samt på barmark.
  • Däcken ska vara en kombination av hög säkerhet och bekymmersfri körning.

Leverantören ansvarar för att däck är av godkänd typ och dimension i enlighet med registreringsbevisets villkor.

Märkning

Däck ska vara märkta enligt Transportstyrelsens krav om märkning av däck.

Tillverkningstidpunkt

Tillverkningstidpunkt för levererade däck ska ej vara äldre än 12 månader vid leveranstillfället. Varje däck ska vara märkt med fabrikatets namn samt att man ska kunna avläsa tillverkningsdatum (år och månad eller vecka) på däcket.

Förvaring

Förvaringen av däck ska ske fackmannamässigt. Med fackmannamässigt menas att hjulen förvaras i enlighet med tillverkarens rekommendationer.

Däcken ska förvaras i ett inlåst förvaringsutrymme. Däcken ska förvaras i mörkt, svalt och torrt utrymme.

Vinterdäck

Vinterdäck ska uppfylla definitionen av vinterdäck i enlighet med TSFS 2009:19 3§.

För att uppfylla kraven i 4 kap. 18 a § första och andra stycket trafikförordningen (1998:1276) ska de vinterdäck som används på bilar och på släpvagnar till bilar 1. vara märkta med symbolen alptopp/snöflinga (3PMSF) enligt UN ECE-reglemente 117, 2. vara märkta med POR (Professional Off Road) enligt UN ECE-reglemente 54, eller 3. vara dubbade och uppfylla kraven i 15 §.

Miljökrav

Offererade däck ska uppfylla Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1907/2006 (REACH), så att förekomst av PAH följer kraven i Bilaga XVII. Det ska framgå att användning av extender oils (dv s oljor med mjukgörning och/eller utdrygning) vid framställning av däck eller delar av däck inte överstiger

  • ≤ 1mg/kg (0,0001 viktprocent) Benz(a)pyren (CAS-nr-50-32-8)
  • ≤ 10mg/kg (0,001 viktprocent) av summa av förtecknade polycykliska aromatiska kolväten (Benz(a) pyren CAS-nr:50-32-8, Benz(e) pyren CAS-nr 192-97-2, Benz(a) antracen CAS-nr 56-55-3 , Krysen CAS-nr 218-01-9, Benz(b)fluoranten CAS-nr 205-99-2, Benz(j)fluoranten CAS-nr 205-82-3, Benz(k)fluoranten CAS-nr 207-08-9, Dibenz(a,h)antracen CAS-nr-5-70-3.

Övrigt

De vanligast förekommande däckdimensionerna som efterfrågas framgår av bifogat anbdusformulär. Utöver detta ska leverantören kunna tillhandahålla alla övriga vanligt förekommande dimensioner för lätta personbilar, minibussar, lätta lastbilar och släpvagnar med tillämpad rabatt enligt anbud.

Vid avtalsstart ska leverantören tillhandahålla och lagerhålla de vanligast förekommande avtalade däcken för beställaren.

Vid köp av däck ska följande ingå i priset:

  • Däckskifte (omläggning), demontering/montering av däck på befintlig fälg.
  • Byte till nya gummiventiler.
  • Hjulbalansering.
  • Återvinning av gamla (uttjänta) däck.

Leverantören ska kostnadsfritt ta emot gamla däck och leverantören ansvarar för att de gamla däcken återvinns.

Pris för däck anges utifrån specificerad dimensioner i anbudsformuläret, punkt 1-6. Rabatt på övriga däckdimensioner anges i anbudsformuläret, punkt 7.

5.3 Specifika krav - Däckbyte och däckhotell

Leverantören ska tillhandahålla byte av beställares sommar- och vinterdäck inklusive däckhotell i leverantörens däckverkstad.

Byte ska göras vid två tillfällen per kalenderår och utföras inom tidsramen för vad som är lagstadgat för branschen.

Uppmärkningssystem

Leverantören ska ha ett uppmärkningssystem, beställaren ska alltid få en kvittens vid inlämnande av hjul/däck där följande uppgifter ska framgå:

  • Bilens/maskinens registreringsnummer.
  • Ägarnamn.
  • Däcktyp.
  • Mönsterdjup.
  • Eventuellt fälgar.
  • Lagerplats hos leverantören.
  • Däckets placering på bilen: HF= Höger fram, HB= Häger bak, VF= Vänster fram och VB= Vänster bak.

Utskrift och märkning

Beställaren ska få en utskrift på samtliga förvarade hjul/däck sina två gånger per år, i maj och dec. En märkning ska sättas som identifiering på respektive hjul/däck där hjulets/däckets placering på fordonet ( t ex vänster fram) framgår. Datum när hjulbytet utfördes ska också dokumenteras i systemet.

Däckens skick och mönsterdjup

Om däckens skick inte är bra eller om mönsterdjupet inte är nog djupt ska kontakt tas med beställaren som ska godkänna om hjulbyte av däck ska utföras eller ej alternativt om nytt däck måste köpas.

Förvaring av hjul/däck

Förvaringen ska ske fackmannamässigt. Med fackmannamässigt menas att hjulen/däcken förvaras i enlighet med tillverkarens rekommendationer.

Hjul/däck ska förvaras i ett inlåst förvaringsutrymme. Hjul/däck ska förvaras i mörkt, svalt och torrt utrymme.

Hjul/däck ska vara skyddade från solljus och ultraviolett (UV) strålning.

I de fall fordon och maskiner har två omgångar hjul (sommar och vinter) ska den ena omgången kunna förvaras hos leverantören. I förekommande fall ska även, av beställarnas ägda, andra typer av däck/hjul kunna förvaras hos leverantören.

Beställare ska ha rätt att kunna hämta ut och lämna in hjul/däck under avtalsperioden då byte av fordon kan ske.

Hjul/däck ska säsongförvaras.

Inventering av hjul/däck

Beställare ska kunna inventera sina hjul/däck. Däck ska förvaras i ett inventeringsvänlig utrymme.

Utrymmet ska ha bra belysning, däcken ska förvaras i hyllor/ställ eller likvärdigt och utsedd personal från beställarna ska kunna räkna och kontrollera däckdjup utan att däcken måste flyttas från förvaringsplatsen.

Alla däck ska inventeras av beställarna och leverantören ska bistå beställarna i arbetet minst två gånger per år (sommardäck i nov/dec och vinterdäck i april/maj).

Inventeringen ska resultera i en lista över beställarnas däck samt att det ska framgå vilka däck som behöver bytas inför nästa säsong. Leverantören ska föra in informationen från inventeringen i sitt system och hålla den uppdaterad under avtalsperioden.

I tjänsten hjulbyte ska följande ingå i priset:

  • Däckbyte på befintlig fälg.
  • Kontroll av hjulbalans och balansering om så krävs.
  • Kontroll av lufttryck och justering av lufttryck om så krävs enligt biltillverkarens rekommendationer.
  • Kontroll av mönsterdjup, kontrolleras mot lagstiftarens krav.
  • Kontroll av dubb, kompletteringsdubbning ska ske vid behov i samband med skiftning.
  • Byte till nya gummiventil, vid behov.
  • Tvätt av däck och fälg.
  • Förvaring av demonterade däck.
  • Möjlighet för beställaren att kunna inventera däck.

Om däckens skick inte är bra eller om mönsterdjupet inte är nog djupt ska kontakt tas med beställaren som ska godkänna om byte av däck ska utföras eller ej alternativt om nytt däck måste köpas.

Pris för Däckbyte och däckhotell anges per fordon (4 däck) och säsong i anbudsformuläret, punkt 8. Angiven kostnad ska vara densamma oavsett vilka däckdimensioner som hanteras.

5.4 Specifika krav - TPMS

Leverantören ska tillhandahålla service, kalibrering, programmering och montering av Tire Pressure Monitoring System (TPMS).

Pris för TPMS anges i anbudsformuläret, punkt 9.

5.5 Specifika krav - Extra servicetjänster

Leverantören ska kunna tillhandahålla extra servicetjänster. Extra servicetjänster omfattar följande:

  • Reparation av däck. Leverantören ska kunna tillhandahålla lånehjul vid akuta reparationer.
  • Kontroll/lagning av slangar och vulkning av däck.
  • Separat hjulbalansering.
  • Separat kontroll och nollställning av lufttrycksmätare vid behov
  • Separat kontroll av mönsterdjup.
  • Däckskifte (omläggning), demontering/montering av däck på befintlig fälg inklusive hjulbalansering i leverantörens lokaler som inte omfattas enligt avsnitt 5.3.

Rabatt på övriga servicetjänster anges i anbudsformuläret, punkt 10.

6. Producentansvar

Leverantören ska senast vid avtalsstart uppfylla kraven enligt förordning (2023:133) om producentansvar för däck.

Leverantören anses uppfylla kravet om denne försäkrar att man själv, alternativt en importör/producent i tidigare led, är ansluten till Svensk Däckåtervinning AB, se länk nedan.www.sdab.se Länk till annan webbplats.Alternativt kan anbudsgivaren lämna en försäkran att man är ansluten till ett annat, likvärdigt system som det som administreras av SDAB. I dessa fall måste anbudsgivaren komplettera anbudet med en beskrivning av en organisation med insamlingsställen, som också har en relevant geografisk täckning. De företag som ansvarar för återvinning av däck ska också beskrivas, inklusive processer för återvinning, och det ska också framgå att en regelbunden rapportering görs till Naturvårdsverket om resultatet av återanvändning, materialåtervinning och andra förhållanden som rör det slutliga omhändertagandet av däck.

Verifiering som styrker detta krav ska kunna uppvisas senast vid avtalsstart och på anmodan under hela avtalstiden.

7. Underleverantörer

Underleverantör får inte anlitas utan beställarens skriftliga godkännande. Leverantören får endast anlita ett underleverantörsled.

Leverantör svarar för eventuella underleverantörer som för sig själv.

8. Avrop (beställning)

Samtliga beställare avropar löpande utifrån behov.

Köp kan även förekomma vid akuta behov när däck går sönder.

Avrop ska minst kunna göras under helgfri vardag mellan kl 07.00-16.00 via telefon, e-post eller i leverantörens däckverkstad.

Avrop ska bekräftas med orderbekräftelse via e-post till beställare inom 24 timmar från avropstillfället om inget annat överenskommes mellan beställare och leverantör.

9. Avbokning

Vid upprepade och omotiverade ombokningar bör leverantören varna beställaren skriftligt och ha rätt att ta ut en fast avgift som anges i anbud om problemen kvarstår.

10. Byte av leverantör

Om inte något annat har avtalats, är leverantören när denne byts ut, skyldig att bistå beställarna med nödvändig information eller material till den nya leverantören eller till beställaren, kostnadsfritt om inte annat skriftligen överenskommits.

Flytt från nuvarande däckhotell

Vid en eventuell flytt av beställarens nuvarande däck (det vill säga att upphandlingen resulterar i ett leverantörsbyte) så är det den vinnande leverantören som ansvarar för flytten av kundens samtliga hjul/däck och står för alla kostnader associerat med flytten. Sådan flytt ska ske under september månad 2024.

11. Pris

Pris ska anges i bifogat anbudsformulär och ska offereras på samtliga positioner. Pris anges i SEK exkl. mervärdeskatt (moms).

Kostnad för emballage, pall eller liknande godkänns inte, utan ska vara inräknad i offererat pris. Inga ytterligare kostnader får tillkomma utöver vad som framgår av detta upphandlingsdokument.

Angivna kvantiteter i prisbilaga är endast till för utvärdering. Leverantören ska leverera det faktiska behovet.

För de produkter eller tjänster där procentuell rabatt ska anges, gör anbudsgivaren själv en beräkning av pris utifrån fiktiv kostnad. Denna beräkning används endast i utvärderingssyfte. Angiven rabatt gäller på anbudsgivarens ordinarie priser.

12. Utvärdering

Det anbud som uppfyller kraven i upphandlingen samt redovisar lägst anbudssumma kommer att antas.

13. Inlämnande av anbud

Anbud lämnas viaAnbudsformulär Däcktjänster 2024 Pdf, 1.7 MB. Ifyllt formulär skickas till mailadress nedanupphandlingsamordnare@ragunda.seAnbud ska vara Ragunda kommun tillhanda senast 2024-07-31, 23:59. Anbud inkomna efter denna tidpunkt kommer ej att beaktas.

Vid osäkerhet kring hur anbudsformuläret ska fyllas i, vänligen kolla på Exempel på ifyllt anbudsformulär Pdf, 198.9 kB.

14. Frågor och förtydliganden

Frågor ställs till mailadress nedan, senast 2024-07-26.johan.rooshogberg@ragunda.se Svar på frågor kommer att publiceras här på hemsidan under ”Frågor, svar och förtydliganden”, se fält nedan.

Däcktjänster 2024 - Frågor, svar och förtydliganden

Inga frågor, svar eller förtydliganden har publicerats.

Kommande upphandlingar 2024

  • Underhåll Gatubelysning
  • Däckservice
  • Konferensanläggningar
  • Fastighetsunderhåll El
  • Gardiner
  • Företagshälsovård
  • Spol- och diskdesinfektorer
  • Köksutrustning
  • Kontorsmaterial
  • Lek- och hobbymaterial
  • Minnesgåvor
  • Fällningskemikalier
  • Transport av material från ÅVC

Kommande upphandlingar 2025

  • Pumphustekniker
  • Fordonsfinansiering
  • Gaser
  • Glasmästeritjänster
  • Laboratorietjänster
  • Maskindiskmedel och service av doseringsutrustning
  • Arbetsglasögon och synundersökning
  • Hotellogi
  • Litteratur
  • Bygghandelsvaror
  • Rekryteringsstöd

 

Kontakta Kundcenter

Vi svarar på frågor om kommunens service och verksamhet, ring eller skicka e-post till kundcenter.